1、 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。
2、 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a）序号：填写归档文件顺序号。
b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。
c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。
d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。
g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。
h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
i）备注：注释文件需说明的情况。
3、 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（如下图）。
4、 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。